Advokat-inform.ru

Юридический советник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Исправление записи в трудовой книжке

Инструкция: как отменить запись в трудовой книжке

Перечислим основные причины, по которым делают корректировки или отмену записи об увольнении в трудовой книжке:

  • исправления по решению суда или надзорного органа;
  • вписана неверная информация о работе, переводе, увольнении;
  • с ошибкой внесены личные данные работника;
  • информация попала не в тот раздел, не под нужным номером;
  • допущена грамматическая ошибка.

Правила внесения изменений

Законодательство регулирует порядок хранения, регистрации и заполнения трудовых. Правила исправления ошибок перечислены:

  • в разделе III постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
  • в п. 2.3 и 2.4 постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Главный принцип для всех разделов трудовой — просто зачеркнуть и аннулировать неверные данные нельзя. В каждом разделе запись в трудовой об отмене предыдущей записи выполняется по своим правилам.

Изменение сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения

Производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Делается ссылка на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

Ссылки размещаются на внутренней стороне обложки, заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) о полученных образовании, профессии, специальности

Имеющиеся данные дополняются через запятую, без зачеркивания ранее внесенных.

Ссылка — на внутренней стороне обложки.

Изменение фамилии, имени, отчества и даты рождения, образования, профессии и специальности работника

Производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Неправильные или неточные сведения

  • по месту работы, где были внесены;
  • либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику необходимую помощь.

Зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается.

Изменение производится путем признания их недействительными и внесения правильных.

Организация, которая внесла неправильные или неточные данные, реорганизована или ликвидирована

Исправляет правопреемник в случае ликвидации или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.

В случае его утраты либо несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не служат основанием для исправления внесенных ранее сведений, за исключением тех, в отношении которых имеется судебное решение, и в случаях, предусмотренных пунктом 34 правил.

Исправления в разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении

Зачеркивание неточных или неправильных данных не допускается.

Изменение производится путем признания недействительными и внесения правильных.

Исправления на титульном листе

Особые правила действуют для титульного листа. Обычно исправляют (вносят изменения):

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения;
  • образование.

Вот инструкция, как правильно аннулировать запись в трудовой книжке:

  1. Старые (неверные) данные зачеркните горизонтальной линией.
  2. Рядом впишите верные (новые).
  3. На внутренней стороне обложки сделайте ссылку на документ-основание исправлений.
  4. Запись заверьте подписью уполномоченного лица и печатью.

Пример внесенных изменений в дату рождения и профессию:

Пример внесенных изменений в фамилию:

Отменяем ошибочную запись

Для внесения исправлений в раздел о трудовой занятости используется особая последовательность действий:

  • в графе 1 поставьте порядковый номер записи;
  • в графе 2 — дату, когда вносите правки;
  • в графе 3 напишите «Запись за номером … недействительна»;
  • в графу 4 впишите реквизиты первоначального документа-основания для увольнения или нового, по которому вносите правки.
Читайте так же:
Как узнать, за что пришел штраф ГИБДД — где посмотреть, за что ГАИ выписали штраф

Приведем еще несколько примеров исправления ошибок в соответствии с правилами и инструкцией. Запись в трудовой об отмене записи выглядит так:

Вот пример внесения исправлений по решению суда:

Встречаются более сложные ситуации, например, можно ли аннулировать запись в трудовой, если ошибка не одна, все имеют номер и реквизиты приказов. Это сделать можно. В этом случае недействительной признается каждая, о чем вносится отдельная запись.

Ответственность за нарушение правил

В соответствии с п. 45 правил, организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей возлагается на работодателя и уполномоченное им лицо. За нарушения наступает ответственность в соответствии с ч. 1,2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей

Штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет

Штраф от 1000 до 5000 рублей

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

исправление записи в трудовой книжке

Ответ:
Произведенные записи в разделе «Сведения о награждении» необходимо признать недействительными. Эти записи необходимо внести во вкладыш к трудовой книжке в раздел «Сведения о работе». Для внесения исправлений в трудовую книжку следует внести запись следующим образом: — после последней записи раздела «Сведения о награждении» указывается последующий порядковый номер, дата фактического внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»; — затем во вкладыше к трудовой книжке необходимо внести правильную запись, при этом в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника.
Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы работника, то заверять запись не нужно.
Подписи и печать ставится только после записи об увольнении (расторжении трудового договора). Нумерация во вкладыше продолжает записи из раздела «Сведения о работе».

Правовое обоснование:
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее «Правила»)).
Признание записи недействительной происходит следующим образом: после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна», после этого производится правильная запись и в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении в случае признания незаконности увольнения самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69).
Исправления производятся по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 27 Правил).
силу п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника, за исключением случаев, когда в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки (п. п. 35, 36 Правил)

Читайте так же:
Как оформить участок в долевую собственность?

Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок

image_pdfimage_print

Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 — дата увольнения;
  • в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
  • в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).

Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:

  • уволен по сокращению штата;
  • уволен в связи с ликвидацией;
  • уволен по собственному желанию;
  • уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.

Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.

Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.

Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.

Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:

  • если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
  • если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).
Читайте так же:
Как приватизировать квартиру: с чего начать, документы, стоимость приватизации жилья, сроки

При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:

  • по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
  • если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.

Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.

Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.

Трудовая книжка

Как сделать запись об увольнении сотрудника

О подписях

Итак, сотрудник увольняется, и в трудовых отношениях с ним работодатель должен поставить точку. В этом качестве выступают подписи сторон и печать организации (ИП), если она применяется.

Со стороны работодателя подпись ставит директор организации, ИП либо специалист, ответственный за ведение ТК. Это может быть как инспектор по кадрам, так и иной работник, в обязанности которого входит ведение трудовых книжек, например, офис-менеджер или бухгалтер.

Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая тем самым информацию о своем увольнении. Каких-либо дополнительных записей («ознакомлен» и т. д.) делать он не должен.

Об ошибках в ТК

На практике нередко возникает потребность исправить записи в трудовой книжке. Посмотри, какие на это счет действуют правила.

Внимание! Исправление ошибок на титульном листе ТК не допускается. Если при его заполнении допущены неточности, бланк считается испорченным. Его нужно списать, а для оформления книжки взять новый. Однако если у сотрудника изменилась личная информация (фамилия, образование), то это не является исправлением ошибки. Для внесения таких изменений есть соответствующие правила.

Основное правило, которым нужно руководствоваться — исправлять ошибки в ТК должен тот работодатель, специалист которого их допустил. Текущий работодатель может исправить ошибку в ТК только в том случае, если на это будет получено официальное письменное разрешение (справка) от допустившего ошибку работодателя. Однако на практике такой подход практически не применяется.

Поэтому если в отдел кадров явился бывший работник, в трудовой книжке которого неточность, исправить ее кадровик обязан. Даже если допустил ее не он, а ранее работавший специалист по кадрам.

Как быть, если работник принес трудовую с ошибками новому работодателю? Если ошибка кроется в персональных данных (имени, фамилии, дате рождения), принимать документ нельзя. О подобной ситуации мы писали в одной из прошлых статей.

Если записи о работе оформлены неправильно , важно помнить следующее. При расчете страхового стажа можно учитывать только те его периоды, которые оформлены корректно (пункт 24 приказа Минздрасвсоцразвития № 91 от от 06 февраля 2007 года). Если в ТК запись с ошибками другого работодателя (например, неверные формулировки или печать на записи о приеме), то кадровику следует попросить у работника иные документы, которые подтвердят периоды стажа. Это может быть, например, справка с бывшего места работы или договор с копией приказа.

Читайте так же:
Основания оспаривания договора дарения квартиры

Также отметим, что отсутствие печати на титульном листе ТК не является причиной отказа в ее приеме. У компании или ИП, оформившего книжку, печати может не быть. Но даже если ее не поставили по оплошности, то эта ошибка не имеет никакого отношения ни к действующему работодателю, ни к работнику. Поэтому такую ТК можно спокойно принимать и делать в ней записи.

Исправление ошибок

При исправлении данных в разделе ТК, предназначенном для отражения периодов работы, нельзя зачеркивать какие-либо записи. Для внесения правки кадровик пишет, что ошибочная запись признается недействительной, и в той же строке (через знак «.» или «,») указывает корректную формулировку.

Запись об исправлении делается после последней имеющейся записи, при этом в графе 1 ставится следующий порядковый номер. Например, специалист был принят на работу, и в ТК это было отражено некорректно. Далее его перевели на другую должность, а потом выявилась ошибка в оформлении записи о приеме. Тогда записи в ТК будут идти так:

  • запись о приеме (с ошибкой);
  • запись о переводе;
  • запись о признании недействительной записи с ошибкой + корректная формулировка.

То есть получается, что порядок записей не соответствует хронологии событий, но при исправлении ошибок, выявленных спустя продолжительное время, это неизбежно.

В графе 2 следует указать текущую дату, то есть дату внесения данных об исправлении (а не наступления события, запись о котором содержит ошибку).

В графе 3 прописывается: «Запись за номером Х недействительна. Принят по профессии / переведен / трудовой договор расторгнут» или иная корректная формулировка.

В графе 4 дублируется запись о документе-основании (приказе о назначении, увольнении и т.д).

Пример исправления ошибки в ТК

Пример исправления записи о приеме на работе

Указанный выше порядок применяется в том числе и к ошибкам в датах. Если в ТК неверно указана, например, дата приема на работу, то запись в графе 3 будет выглядеть так: «Запись за номером Х недействительна. Принят 19.07.2016 на должность. ». В графе 2 при этом указывается текущая дата (когда вносятся исправления).

Существует мнение, что при ошибках с датами корректную дату нужно указывать в графе 2, а не в графе 3. Так вот, это неверно — инструкция № 69 такой вариант исправления не предлагает.

Исправим ошибки в трудовой книжке работника

До конца 2019 года трудовая книжка является основным и единственным документом, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.

С 2020 года таким документом станут еще и сведения о трудовой деятельности.

Однако бумажные трудовые книжки мы будем продолжать вести:

• в 2020 году — на всех работников;

• с 2021 года — только на тех работников, которые до 01.01.2021 подадут об этом письменное заявление.

Поэтому нюансы ведения трудовых книжек остаются очень важными, и ошибки в этих документах недопустимы. А если они обнаруживаются, то их необходимо исправить: ошибки в трудовых книжках могут повлечь за собой не только жалобы в ГИТ или прокуратуру, но и судебные споры.

Чаще всего работники указывают в исковом заявлении проблемы при дальнейшем трудоустройстве, которые у них возникают вследствие некорректной формулировки причин увольнения и невозможности подтвердить свою работу на конкретной должности. Также им приходится доказывать свой трудовой стаж при оформлении пенсии, устанавливая свои права через суд.

В трудовых книжках обнаруживаются записи, которые не должны быть внесены, либо ошибки в заполнении вкладышей и самих трудовых книжек. Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, такая халатность может обернуться административной, дисциплинарной и материальной ответственностью.

Читайте так же:
Женские шапки спицами (100 схем) вязание шапок для женщин

Ошибки в заполнении трудовой книжки необходимо исправлять, руководствуясь Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016; далее — Инструкция № 69), и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (в ред. от 25.03.2013; далее — Правила № 225).

КАК ОШИБАЮТСЯ ПРИ ПЕРВИЧНОМ ОФОРМЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Самыми распространенными и частыми ошибками при первичном оформлении трудовой книжки являются:

• неправильное внесение имени, фамилии, отчества;

• отсутствие данных на титульном листе об изменении фамилии, имени, отчества;

• неверные даты рождения;

• орфографические ошибки в фамилии, имени, отчестве;

• отсутствие подписи уполномоченного лица;

• отсутствие печати организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые;

• неуказание на титульном листе сведений об образовании владельца трудовой книжки.

Если при первичном заполнении трудовой книжки специалист допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, то испорченный бланк необходимо списать, далее его необходимо уничтожить[1], а работнику завести новую трудовую книжку.

Как списать и уничтожить бланк трудовой книжки

Списать бланк трудовой книжки, как документ строгой отчетности, нужно с составлением соответствующего акта (пример 1), для чего приказом по основной деятельности необходимо создать специальную комиссию. Членами комиссии могут быть любые работники организации в составе трех человек.

Организация может самостоятельно уничтожить бланки трудовых книжек (вкладышей в них), либо обратиться в специализированную организацию за определенное вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать работники, ответственные за списание бланков трудовых книжек (вкладышей в них).

Чтобы уничтожить испорченные трудовые книжки, обычно используют уничтожитель для бумаги — так называемый шредер. При его отсутствии можно воспользоваться другими вариантами, например, измельчить их ножницами вручную.

Ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже

Если ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже, то ошибочную запись необходимо зачеркнуть одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, рядом написать правильно, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую запись об исправлении, заверенною подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии)[2].

Орфографические ошибки

Что касается орфографических ошибок, то при их наличии, по мнению суда[3], запись считается неправильной или неточной и также подлежит исправлению в соответствии с пунктом 27 Правил № 225.

СТОИТ ЛИ ВНОСИТЬ ЗАПИСИ О НЕПОЛНОМ ОБРАЗОВАНИИ

Полагаем, что записи о неполном или неоконченном образовании на титульный лист лучше не вносить, так как это будет лишняя запись, хотя п. 2.1 Инструкции № 69 предусматривает такую возможность. Лучше оставить строку «Образование» пустой и заполнить ее, когда работник завершит обучение и получит диплом.

Если запись о неполном или неоконченном образовании внесена при первичном оформлении, то впоследствии согласно п. 2.4 Инструкции № 69 через запятую необходимо внести правильные сведения. При этом предыдущая запись не зачеркивается (пример 2).

[1] Пункт 42 Правил № 225.

[2] Пункт 2.3 Инструкции № 69.

[3] Определение Мосгорсуда от 29.06.2010 по делу № 33-15887.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2019.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию